Zarządzanie czasem. Nie baw się w zarządzanie czasem – zarządzaj sobą.
W poprzednim poście pisałam o strategii organizacji swojego czasu. Podałam sposoby efektywniejszego wykonywania codziennych czynności oraz kwalifikowania ich pod względem ważności. Artykuł pod linkiem tutaj.
Dzisiaj napiszę o tym – jakie okoliczności sprawiają, że nasza strategia zorganizowanej kobiety może nam nie zadziałać.
Jakie błędy popełniamy podczas planowania czasu.
- Planowanie i zapisywanie spraw w kalendarzu jakoś się Ciebie nie trzyma. Nawet jeśli wszystko ładnie zapisujesz, to i tak coś sprawia, że nie wychodzi. A to coś wypadnie, a to Ci się nie chce lub zapominasz o istnieniu swojego zapisanego wcześniej planu dnia.
- Skupiasz swoją aktywność w ciągu dnia tylko na jednym obszarze życia np. pracy. Zaczyna brakować Ci równowagi życiowej. Czujesz, że nie masz czasu na inne rzeczy, potrzeby.
- Odkładasz w czasie inne zadania, choć wiesz, że powinnaś je zrobić tu i teraz.
- W Twoim planie brakuje czasu na odpowiedni odpoczynek i odżywianie.
Równowagę naszej psychice zapewnimy, spełniając wszystkie jej potrzeby:
- zadania takie jak: czas na pracę, obowiązki domowe, rozwój osobisty
- czas dla siebie np. hobby, pasje, zainteresowania lub inne rzeczy, z których odczuwamy przyjemność i dają nam korzyści (ideałem byłoby połączenie punktu pierwszego z drugim)
- więzi z innymi – spotkania dla przyjemności, niezwiązane z załatwianiem spraw (przyjaciele, rodzina)
- najmniejszy procent naszego czasu może być przeznaczony na rzeczy pozornie służące odpoczynkowi, pozwalające odreagować stres tzw. pożeracze czasu (o tym pisałam poprzednio: TV, bezcelowe przeglądanie internetu, gry itp.)
Jak to zrobić ?
Uczestnicząc w szkoleniach z zarządzania sobą w czasie, możemy się dowiedzieć o pojęciu Zasady Pareto. Zasada została zaobserwowana podczas badań, z których wynikało, że 80 procent dóbr społeczeństwa znajdowało się w rękach zaledwie 20 procent społeczeństwa ( czyli prosto mówiąc: mniejszość jest w kraju bogaczy, ale do tej mniejszości należy większość zasobów kraju). Idąc dalej tym tropem, wiemy, że tylko 20 procent wkładu daje 80 procent korzyści np.
- tylko 20% klientów w firmie daje aż 80% zysku ( tzw. mniejszość jest rekinów, większość płotek, z których zysk niewielki)
- tylko 20% kierowców powoduje 80% wypadków
- podobno wystarczy przeczytać tylko 20% tekstu aby wiedzieć o czym jest 80% reszty
Trzymając się tej zasady, wychodzi na to, że 80% rzeczy, które robimy, to działania nieistotne.
Określ zatem, które robione przez Ciebie czynności należą do tych 20 procent? Co robisz takiego, co łącznie daje 80% korzyści ?
( dla przykładu – pracujesz w budce z pieczywem. Twój plan sprzedaży na dzisiaj, to przyjmijmy 1 000 zł. – za tyle masz bułek i chlebów do sprzedania. Tak długo będziesz musiała w nim siedzieć, dopóki nie sprzedasz wszystkiego. Obsługujesz cały dzień klientów przyjmując pojedyncze złotówki. Tylko niektóre osoby robią większe zakupy. Myślisz sobie – gdybym miała jednego porządnego klienta, mogłabym już zamknąć i wypić kawę. Gdybyś miała jednego dobrego klienta nie straciłabyś całego dnia na dziesiątki innych. Niestety, działa zasada Pareto – nikt nie jest w stanie zrobić wszystkiego. W skali dnia, miesiąca, roku będziesz mieć mniejszość klientów, na których dobrze zarabisz, a większość, którzy przyjdą po jedną bułeczkę żeby przy okazji zająć Ci pół godziny na plotkach;) Doradca kredytowy będzie musiał wykonać 100 spotkań z klientami, ale pewnie tylko 20 zakończy się dla niego sukcesem. Pracownik call centre będzie musiał wykonać 1000 telefonów, ale tylko prawdopodobnie 200 osób będzie zainteresowanych do tego stopnia, że dzwoniący na tym zarobi. Pracujący w biurze, poświęci tylko 20 % swoich godzin na rzeczy, które przynoszą bezpośredni zysk w firmie – resztę godzin spędzi na pobocznych obowiązkach np. układaniu dokumentów, odbieraniu telefonów od klientów, czytaniu służbowych maili, przebywaniu na szkoleniach itd.). Ten procent jest oczywiście umowny. Nie oznacza, że się sprawdza się co do joty – ukazuje jedynie zależność.
Skup się zatem głównie na tych 20 procentach najważniejszych priorytetów. Nie trać całej energii na wszystko.
Pomaga w tym Metoda ABC. Rozpisz na kartce wszystkie obowiązki :
- Grupa A – Te zadania powinny stanowić 20 % Twojego czasu. Na nich musisz się skupić najbardziej, bo z nich będziesz mieć większość korzyści. Powinny to być tylko takie obowiązki, które musisz zrobić osobiście – nie możesz ich komuś zlecić, nie możesz ich odroczyć ani odwołać.
- B – zadania o średniej wadze to ok. 20%. Musisz je zrobić, ale nie są priorytetowe i nie muszą być koniecznie wykonane przez Ciebie osobiście. Możesz je także zlecić komuś innemu (np. załóżmy, że wracasz po pracy do domu: pies chce na dwór, trzeba coś zrobić do jedzenia bo dziecko głodne, a tu siostra chce Cię koniecznie właśnie w tym momencie namówić na zakupy. Tak, też musisz iść, sama jej o tym mówiłaś kilka dni temu. Jednak w tym momencie – albo ona zaczeka na Ciebie, albo będzie musiała jechać sama i wtedy możesz ją poprosić by zrobiła te zakupy również dla Ciebie).
- C – zadania najmniej ważne, a pożerające aż 60% czasu i dające najmniej efektów. Możesz je odłożyć w czasie, a najlepiej je zlecić komuś innemu – umawianie spotkań telefonicznych zajmuje Ci za dużo czasu? jeśli możesz – zleć je komuś. Masz polot do przemówień, ale totalnie sobie nie radzisz z przelewaniem tego na papier? Niech ktoś inny to zrobi. Czasami lepiej stracić trochę pieniędzy na przekazanie zadania, które dla nas jest mało istotne, a poradzenie sobie z nim zajmie nam wiele cennych godzin. Dla kogoś innego, specjalizującego się w tej dziedzinie, może to być zaledwie parę minut pracy, a dla Ciebie wielka korzyść czasowa. Nie można być specjalistą od wszystkiego, a zaoszczędzony w ten sposób czas bywa na wagę złota.
Już wkrótce zapraszam na kolejny post.
Diana
Zdjęcia: pixabay
