Zarządzać czasem

Co wiemy o czasie? Przede wszystkim, że mija stale i nieodwracalnie. Jest wartościowym zasobem, nie można go rozmnożyć ani zatrzymać, a tym bardziej zaoszczędzić i zmagazynować. Niektórzy twierdzą, że nie jest na sprzedaż, choć jak powiedział Seneka – „Czas to pieniądz, a pieniądz to więcej niż czas”.

Codzienność sprawia, że nagminnie odczuwamy brak czasu lub działamy pod jego silną presją. Gorzej, gdy mamy do siebie pretensję o to, że czas ucieka nam „między palcami”. Poczucie straty lub marnowania cennego zasobu bywa źródłem stresu, złego nastroju a nawet apatii. Jeśli już tak się stanie, nie należy wpadać w panikę. Istnieje wiele sposobów na to, aby wziąć sprawy w swoje ręce i zacząć panować nad swoim czasem. Wstępem do zarządzania czasem jest złamanie popularnej zasady, że „szczęśliwi czasu nie mierzą”. Jeśli do tej pory nie nosiłeś zegarka, zacznij to robić. Zdecyduj się na pierwszy krok w kierunku racjonalnego działania, które jest dyscyplinowane precyzyjnymi wskazaniami chronometru.

Dyscyplina i zegarek

Gdy już przyzwyczaiłeś się do tego, że zegarek pomaga w życiu i nie wpływa negatywnie na twoje szczęście, pora na kolejny krok. Zastanów się nad tym, czy jesteś zorientowany w swojej percepcji rzeczywistości na przeszłość, teraźniejszość lub przyszłość. Najlepiej wyjść z założenia, że w kontekście czasu, najważniejsza jest teraźniejszość. Mając świadomość realizacji wszystkiego, co masz do zrobienia „tu i teraz” – odważniej patrzysz w przyszłość.

Z kolei oglądając się za siebie i tkwiąc we wspomnieniach, bardzo trudno pewnym krokiem iść do przodu.

Zajęci ludzie

Pora na osobistą efektywność, czyli osiąganie rezultatów przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. Żeby osiągnąć sukces w tej dziedzinie, najpierw musisz mieć jasno sprecyzowany cel. Powinien on być mierzalny, wymagający działania, realny i …ściśle określony w czasie. Musisz wiedzieć jakie działania przyczynią się do osiągnięcia celu i znaleźć czas na ich realizację. Zwykło się twierdzić, że osobami efektywnymi są ludzie zajęci w racjonalny sposób. Dzięki efektywnemu zarządzaniu czasem łatwiej będzie planować, rozwijać twórcze myślenie i panować nad stresem. Konsekwencja w osiąganiu celów nadaje życiu sens i kierunek. Ludzie efektywnie zajęci mają więcej wolnego czasu.

Codzienna rutyna

Ważnym elementem zarządzania czasem jest wytworzenie nawyku sporządzania listy zadań do zrealizowania. Należy nadać im priorytety, a następnie wpisywać w kalendarz. To, co robimy powinno być komplementarne do naszych życiowych celów. Ustalając wagę celów i zadań nie wolno zapomnieć o zasadzie Pareto, która mówi, że 80% wysiłków powoduje 20% rezultatów – 20% wysiłków daje 80% rezultatów. Pamiętając o tym, uwagę trzeba więc koncentrować na tych 20% działań. Chodzi o to, aby wykonywać właściwą pracę, zatem działać efektywnie, a nie efektownie, czyli jakąś pracę wykonywać właściwie.

Co sprzyja?

Racjonalne zarządzanie czasem warunkuje wiele czynników zarówno wewnętrznych – subiektywnych, jak i zewnętrznych – obiektywnych. Spośród tych – sprzyjających, których źródło tkwi w nas samych, najważniejsze jest pozytywne nastawienie oraz wiedza i kreatywność. Ludzie kompetentni pracują efektywnie, choć w hierarchii organizacji każdy pracownik stara się osiągnąć swój poziom niekompetencji. Wielkie znaczenie mają predyspozycje i umiejętności komunikacyjne oraz zdolność planowania zadań dla siebie i innych, a także tempo pracy. Nie wolno przy tym pomijać sprawności fizycznej, która pomaga szybko regenerować siły i sprzyja długotrwałej aktywności. Jest to szczególnie istotne, gdy działamy pod presją w warunkach silnego napięcia emocjonalnego, które determinuje wysoką motywację do zwiększania efektywności.

Co przeszkadza?

Czynniki wewnętrzne mogą również bardzo utrudniać skuteczne zarządzanie czasem. Największym naszym wrogiem jest lenistwo i odwlekanie, którego częstą przyczyną bywa na przykład lęk przed niepowodzeniem. Kolejnymi „negatywnym doradcami” są niezdecydowanie i opieszałość. Zazwyczaj ich rezultatem jest powstawanie przestojów – „wąskich gardeł” w pracy. W dużej mierze to skutki przeciążenia, nieprawidłowych priorytetów lub po prostu braku zajęcia. Zaprzeczeniem efektywnych działań i strategii sukcesu jest perfekcjonizm. Skupianie uwagi na nierealnych ideałach sprawia, że rozwiązywanie nawet błahych problemów, staje się źródłem negatywnych napięć i stresu.

Stając wobec wyzwania, którym jest chęć efektywnego działania, musimy zdać sobie sprawę z tego, że jak stwierdził Seneka – „Z czasu albo się nas ograbia, albo się go od nas wyłudza, a to co pozostaje, znika niepostrzeżenie”. Jeśli się na to zgodzimy, możemy stracić szansę na szczęśliwe spełnienie marzeń, zasobne konto bankowe, głębokie zrozumienie świata i satysfakcję z doświadczenia pełni życia. „Ludzie są skąpi w zachowywaniu majątku, lecz jeśli

idzie o tracenie czasu – tej jedynej rzeczy, której chwalebnie jest skąpić – są największymi utracjuszami.”.[1]

[1] Lucjusz Anneusz Seneka, „Myśli” , http://biblioteka.kijowski.pl/antyk%20rzymski/06.%20seneka%20lucjusz%20anneusz%20-%20my%E5%9Bli%20%5Bpol.%5D.pdf (28.08.2020)

Autor: Dr Janusz Grobicki